Iedereen kan digitaliseren, mits in zijn eigen tempo en onder goede begeleiding

Logistiek expert Katja Heemskerk volgde de Digi-Coach opleiding van Logistiek Digitaal en bracht de opgedane kennis direct in praktijk. Bij transportbedrijf Van der Horst leidde ze een digitaliseringsproject. “Het management wist dat er stappen moesten worden gezet, maar vreesde weerstand bij chauffeurs en klanten. Dat laatste bleek totaal niet het geval. Integendeel!”

Katja Heemskerk zit al bijna veertig jaar in het vak. Op haar LinkedIn-profiel noemt ze zichzelf ‘logistiek coach’ en ‘procesverbeteraar’. “Na mijn opleiding logistiek aan de HTS in Venlo heb ik twintig jaar voor een grote supermarktorganisatie gewerkt. Hier heb ik interessante rollen mogen vervullen, zowel op het hoofdkantoor als in de distributiecentra. Daarna ben ik voor mezelf begonnen als begeleider van logistieke verbeterprojecten en software-implementaties. Mijn kracht is dat ik graag de werkvloer op ga en de operationele mensen bij een project betrek. Het is ontzettend waardevol om te horen hoe die over hun eigen processen denken, en het is ook gewoon leuk. Vooral met vrachtwagenchauffeurs werk ik graag.”

De aansluiting bij Logistiek Digitaal

Op de beurs ICT&Logistiek kwam ze met Logistiek Digitaal in contact. Die vertelden over hun missie om mkb-bedrijven te helpen digitaliseren en dat ze hiervoor een driedaagse opleiding tot Digi-Coach hadden ontwikkeld. “Die nieuwe opleiding sprak mij enorm aan en toen ik me aanmeldde kwam het verzoek of ik dan ook een digitaliseringsproject wilde uitvoeren. Bij transportbedrijf Van der Horst in Hasselt was via Logistiek Digitaal een MIT-innovatiesubsidie verstrekt en daar zochten ze iemand om dit te begeleiden. Na een fijn kennismakingsgesprek met Leon van der Horst, die samen met zijn broer eigenaar is van het familiebedrijf, heb ik op beide zaken enthousiast ja gezegd.”

“Bij Van der Horst bleek maar weer: je moet eerst je proces op orde hebben, voordat je een softwaresysteem kunt implementeren."

De digitale transitie: waar begin je?

Van der Horst is typisch zo’n MKB-bedrijf dat begrijpt dat het moet digitaliseren, maar het lastig vindt om dit concreet te maken. Het wilde een Transport Management Systeem (TMS) implementeren maar wist niet goed waar te beginnen. Heemskerk: “Een mooi startpunt is de Digital Readiness Scan die tijdens de opleiding werd behandeld. Deze hebben Leon en ik onafhankelijk van elkaar ingevuld en leidde tot een duidelijke uitkomst: in zijn ontwikkeling naar digitale volwassenheid zit Van der Horst in de beginfase.” Dit werd bevestigd door de gesprekken die ze voerde met de mensen op de administratie. Die waren vooral druk met het ontcijferen van de handgeschreven vrachtbrieven en het overtikken van gegevens uit de ene Excel naar de andere.

Artikel gaat verder onder de afbeelding

Hoe automatisering werkt

Het is volgens Heemskerk een goed idee voor Van der Horst om een TMS aan te schaffen, maar het bedrijf was er op dat moment nog niet klaar voor. De digitale basis ontbrak en medewerkers waren onvoldoende vaardig. “Als eerste heb ik samen met Leon en de administratief medewerksters het hele bedrijfsproces op papier gezet. Met brown paper en geeltjes hebben we alles doorgesproken en gevisualiseerd. Dat gaf veel inzicht. Vervolgens heb ik ze aan de hand van Excel laten zien hoe automatisering werkt. Dat als je gegevens aan de voorkant goed invoert, het systeem aan de achterkant de rest kan doen. Bij maken van de facturen waren altijd veel controles ingebouwd, om er zeker van te zijn dat niks zou worden zou vergeten. Met de nieuwgebouwde Excel zijn die controleslagen niet meer nodig en komt de factuur er met één druk op de knop uitgerold."

Verandering begint bij betrokkenheid

Nadat op kantoor het ‘digitaal denken’ was aangewakkerd, werd het tijd ook de chauffeurs erbij te betrekken. In de opleiding zaten veel tips om medewerkers digitaal vaardig te maken en was een methodiek voor verandermanagement gepresenteerd. Heemskerk organiseerde een bijeenkomst voor het hele bedrijf waarin ze de noodzaak van digitalisering duidelijk maakte en iedere chauffeur mocht aangeven hoe voor hem of haar de ideale dagstaat eruit zou zien. “Toen we het hierover eens waren, hebben we die gelijk de maandag erop ingevoerd. We lieten daarmee zien dat we echt naar de chauffeurs luisterden en tegelijkertijd konden we ze aanspreken op het niet goed invullen van de dagstaat. Omdat iedereen mee had kunnen denken, waren er de eerste weken alleen kleine correcties nodig.”

Van weerstand naar enthousiasme

Nu het administratieve proces in kaart is gebracht, mensen hun Excel-trainingen hebben gevolgd en het belang van brondata tussen de oren zit, is Van der Horst klaar voor de volgende stap: invoering van het TMS. Heemskerk heeft haar doel bereikt en geniet van het enthousiasme dat ze heeft losgemaakt. “Het management was aanvankelijk wat huiverig voor dit project. Ze vreesde dat digitalisering tot weerstand bij chauffeurs en bij klanten zou leiden. Die laatste omdat ze bijvoorbeeld een standaardfactuur in plaats van een bedrijfsspecifieke zouden krijgen. Maar die weerstand bleek er nauwelijks te zijn. Integendeel! Eén van de klanten belde zelfs speciaal op om te zeggen hoe handig die nieuwe factuur voor hem was. Die kon hij nu veel makkelijk in zijn ERP-systeem verwerken.”

Het digitaliseringstraject van Van der Horst is een mooi voorbeeld van hoe een duidelijke aanpak, met oog voor de mensen op de werkvloer, kan leiden tot duurzame veranderingen. Ben je benieuwd naar de opleiding tot Digi-Coach en hoe jij zelf het verschil kan maken binnen jouw werkomgeving? Lees er hier meer over of maak een afspraak voor gratis advies op maat.