Logistiek Digitaal gaat in gesprek met Martin van den Brink, manager Finance & Control bij St vd Brink over digitaal samenwerken, digitalisering en data delen in de praktijk.
Digitaal samenwerken en digitalisering speelt bij ons al een rol vanaf de klantaanvraag. Zendingen komen bij ons digitaal binnen, waarna ze worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Onze chauffeurs krijgen hun opdrachten via de boordcomputer binnen. Vanuit hier kunnen ze hun zending accepteren en krijgen ze een voorstel om te navigeren.
Ook houden we onze klant op de hoogte van de status van hun zendingen. Dit realiseren wij door middel van een eigen klantportaal, waarop wij inzichtelijk maken wanneer een zending is geladen en gelost. In ons klantenportaal maken wij alle transportdocumenten digitaal beschikbaar.
Daarnaast zijn wij in staat om real-time data te delen met onze klanten. Op die manier bieden wij de mogelijkheid om onze data te integreren in die van onze klanten, denk hierbij aan het delen van updates over leveringen. Uiteraard allemaal met het doel om samen het logistieke proces te optimaliseren. Op die manier kan de klant bijvoorbeeld inspelen op bijvoorbeeld vertragingen door files, onvoorziene wachttijden en dergelijke.
In het kader van kansen met digitalisering zijn wij ons ervan bewust dat wij ons kunnen onderscheiden door data-deling verder te optimaliseren en onze prosessen nog verder te automatiseren. Hoewel wij op de goede weg zijn, valt er binnen de logistieke sector nog veel te winnen. Transportbedrijven worden vaak gekenmerkt door een doeners mentaliteit en zijn in mindere mate bezig met strategische digitaliseringsvraagstukken.
Sterker nog, 65% van de participerende bedrijven in het onderzoek naar data en digitalisering in de logistiek van evofenedex (2021), maakt hoofdzakelijk nog gebruik van Microsoft Excel voor logistieke planning en operatie. Maar wie niet mee verandert en niet inspeelt op de digitaliseringstrend, kan in de toekomst minder toegevoegde waarde leveren aan hun klanten. Feitelijk kan iedereen een pallet vervoeren van A naar B, maar daarmee ga je het volgens mij niet redden.
Wij zien kansen met betrekking tot het verder realiseren van actuele verkeersinformatie in ons planningssysteem, de elektronische vrachtbrief en een verregaande samenwerking met onze bestaande klanten en onze strategische partners. Maar hierdoor moet wel de basis op orde zijn, namelijk betrouwbare data.
Data wordt leidend in de processen en wij hebben hier als organisatie veel aandacht voor. Wij hebben een sterke focus op datavolledigheid en proberen hiaten zoveel mogelijk te elimineren dan wel te minimaliseren. Daarnaast bouwen wij data-dashboards om managers mee te nemen in deze transitie naar digitalisering en hen te elke dag te voorzien van stuurinformatie.
Om datadeling in de logistieke keten verder te organiseren is er wel een gezamenlijk (verplichte) taal nodig. Een uniforme dataformat, zoals OTM 5. Dit moet de leidende logistieke taal gaan worden, toegepast door de overheid, vervoerders en verladers. Dit maakt het delen van data met ketenpartners veel toegankelijker.
We zien nu nog veel dat bedrijven vasthouden aan hun eigen concept van informatie delen, waardoor je een integratiepartner nodig hebt, dit moet in mijn optiek echt gaan veranderen. Als we dit punt hebben gerealiseerd, kunnen we nog meer gaan samenwerken in de gehele keten en nog betere voorspellingen gaan maken. Dit is noodzakelijk om bijvoorbeeld de beladingsgraad te verbeteren en lege kilometers te reduceren wat vervolgens weer goed is om co-2 uitstoot te verminderen, wat weer zorgt voor minder milieuvervuiling.
De afgelopen 10 jaar is er veel veranderd op het gebied van digitalisering.
We hebben momenteel actueel inzicht in de locaties van onze trucks en trailers en de statussen van onze zendingen. We hebben meer rust kunnen brengen op de planning doordat we processen zoals taken of chauffeursopdrachten volledig hebben gedigitaliseerd.
Waarbij we vroeger alle opdrachten vanuit de mail moesten overtypen, worden zendingen nu digitaal aangeboden in ons klantenportaal of door middel van electronic data interchange (EDI). Een klant heeft op die manier inzicht in zijn eigen portefeuille en de status van zijn zendingen.
Waar we vroeger alle zendingen handmatig moesten tariferen, gebeurt dit nu geheel automatisch. Ook plakken wij geen enveloppen meer, maar worden onze verkoopfacturen digitaal verzonden.
Waar we bijvoorbeeld vroeger onze inkoopfacturen door de hele organisatie moesten uitdelen en ze vervolgens weer ophalen, om ze betaalbaar te kunnen stellen, hebben we ook dit proces van boeken, en fiatteren, volledig geautomatiseerd.
We kunnen sneller, efficiënter en meer foutloos werken, omdat we in de gehele linie meer automatisch aan het controleren zijn. Je zou kunnen zeggen dat we onze saaie en repeteerde handelingen, zoveel mogelijk hebben geautomatiseerd. En dat geeft rust!
Zeker! Mensen houden niet van onzekerheid en vinden het niet prettig om te falen.
Die onzekerheid moet daarom zoveel mogelijk worden weggenomen. Digitalisering moet echt het proces gaan ondersteunen. Het moet ervoor zorgen dat de saaie en repeterende handelingen, zoveel mogelijk worden geautomatiseerd. Zodat we ons meer kunnen focussen op de leuke en uitdagende dingen! Wie begint aan digitalisering, om zo snel mogelijk arbeidsgelegenheid te reduceren, zal op weerstand in een organisatie stuiten. Persoonlijk zie ik het zo, door te automatiseren kun je juist tijd over houden, om het proces nog beter te stroomlijnen of bijvoorbeeld meer contact te hebben met de medewerker of de klant. Immers, alles wat je aandacht geeft, groeit en bloeit! En daar wordt iedereen vrolijk van!
Daarnaast moet je zorgen dat je niet in een afrekencultuur terecht komt! Fouten maken mag, dat doet iedereen, we mogen leren om samen te verbeteren. In mijn optiek, zijn veranderen en leren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en kunnen organisaties zich pas ontwikkelen, als mensen zich ontwikkelen. Daarom is het zo belangrijk dat mensen hun horizon gaan verbreden!
Maak daarom budget beschikbaar, zodat medewerkers zichzelf kunnen ontwikkelen en stimuleer dit dan ook. Verder moet je elkaar af en toe een spiegel voor kunnen houden en moet er ruimte zijn om te experimenteren om gaande te weg te kijken wat er wel of niet werkt. Dit principe gaat niet op in een afrekencultuur!