Wat is een Enterprise Resource Planning (ERP)?

Vaak willen bedrijven weten hoe ze hun processen kunnen stroomlijnen en hoe ze efficiënter kunnen werken. Het antwoord ligt in een goed Enterprise Resource Planning (ERP) systeem als digitale basis van hun bedrijf. Ook logistieke processen kunnen vaak worden gedigitaliseerd in een ERP, maar niet alle.

Wat is ERP?

ERP is software dat verschillende belangrijke bedrijfsprocessen integreert in één centraal informatiesysteem. Het verbindt verschillende afdelingen zoals inkoop, voorraadbeheer, verkoop, HR, financiën en logistiek met elkaar. Hierdoor heb je digitaal inzicht in de bedrijfsvoering, het gebruik van middelen en de geldstromen.

Een ERP-systeem bestaat vaak uit verschillende modules die elk een specifiek bedrijfsproces ondersteunen. Voor de logistieke afdelingen zijn vooral de modules zoals voorraadbeheer, leveranciersbeheer, orderverwerking en transportplanning nuttig. Deze modules samen zorgen voor een efficiënte levering aan de klant. Maar ook de modules voor productieplanning en inkoopbeheer hebben invloed op de logistieke processen van een bedrijf.

Is ERP logistieke software?

Een ERP-systeem is niet specifiek ontwikkeld voor logistieke processen, maar om veel verschillende bedrijfsprocessen te integreren. ERP-systemen zijn generalisten die ideaal kunnen functioneren als basis van een IT-landschap. Alle informatie-, goederen- en financiële stromen van het bedrijf kunnen digitaal worden vastgelegd. Wanneer logistieke processen complexer en/of omvangrijker worden, kiezen bedrijven er vaak voor om hun IT-landschap uit te breiden met software die specifiek voor de logistiek is ontwikkeld; zoals TMS en WMS . Deze logistieke softwaresystemen bevatten functionaliteiten die een ERP-systemen vaak onvoldoende ondersteunen.

Waarom is ERP belangrijk?

Een ERP is een belangrijk onderdeel van een IT-landschap waarin bedrijfsprocessen worden ondersteund. Door het gebruik van een ERP zijn er meerdere voordelen te behalen:

1. Meer efficiëntie
   ERP kan veel handmatige taken automatiseren, waardoor je tijd en geld bespaart. Je kan hierbij denken aan het automatisch genereren van inkooporders of het bijwerken van voorraadniveaus.
2. Interne samenwerking
   Door informatie in één centraal systeem vast te leggen, werken verschillende afdelingen efficiënter samen. Elke afdeling heeft dezelfde bron en zo kunnen misverstanden worden voorkomen.
3. Betere besluitvorming
   Met alle belangrijke informatie in één systeem kun je sneller en beter onderbouwde beslissingen nemen. Je kan namelijk direct zien hoe een beslissing in de ene afdeling impact heeft op andere processen. Ook geeft het een goed overzicht van de totale bedrijfsprestaties.
4. Verhoogde klanttevredenheid
   ERP helpt je om leveringen beter te plannen en klanten nauwkeuriger te informeren over de status van hun zending. Dit leidt tot meer tevreden klanten en minder klachten.
5. Kostenbeheersing
   Door beter inzicht te hebben in je processen, kun je verspilling tegengaan en hierdoor kosten verminderen. ERP kan je bijvoorbeeld helpen om je voorraad te optimaliseren en transportroutes efficiënter in te plannen.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Als mkb'er met logistieke processen is ERP een belangrijke digitaliseringsstap om je bedrijf naar een hoger niveau te brengen. Maar let op: de implementatie van ERP is complex en omvangrijk. Daarom wat tips: 

1. Kies een systeem dat past bij jouw bedrijf
   Er is een enorm aanbod aan ERP-systemen. Kies er eentje die aansluit bij de specifieke behoeften van jouw bedrijf en processen.
2. Begin klein
   Start met de modules die je het hardst nodig hebt of op een eenvoudige manier kunt gaan gebruiken en ga later pas uitbreiden.
3. Betrek je medewerkers
   Zorg dat je team achter de verandering staat. Een goede training voor je medewerkers is belangrijk om ERP een succes te laten worden.
4. Plan voor de lange termijn
   Denk na over hoe je bedrijf er over 5 jaar uit moet zien en kies daarop een systeem uit dat mee kan groeien.
5. Zorg voor goede ondersteuning
   Kies een softwareleverancier die je vóór, tijdens en na de implementatie van het systeem goed kan ondersteunen.

ERP en de toekomst van digitalisering

ERP kan als basis dienen van de digitalisering van je bedrijf, vooral wanneer je het koppelt met andere softwaresystemen. Door ERP te koppelen aan andere interne softwaresystemen zoals een TMS en WMS, kun je waardevolle data uitwisselen en de logistieke processen optimaal laten verlopen. Daarnaast kun je een ERP koppelen met externe softwaresystemen van klanten en leveranciers, om eenvoudig data uit te wisselen over de status van orders. Ook met nieuwere technologieën zoals Internet of Things (IoT) en kunstmatige intelligentie, ontstaan er mogelijkheden zoals:

• Real-time tracking van goederen
• Voorspellende analyses voor onderhoud en vraagvoorspelling
• Geautomatiseerde warehouse-oplossingen
• Verbeterde routeplanning en efficiënter brandstofverbruik

Het koppelen van softwaresystemen en technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat jouw bedrijf in staat is om nog efficiënter te werken en beter in te spelen op de behoefte van klanten.