Data delen is cruciaal voor het efficiënt laten verlopen van logistieke processen. Het delen van digitale informatie over de goederenstroom is noodzakelijk met alle bedrijven die samenwerken in een logistieke keten, zoals leveranciers, klanten en vervoerders. Voor veel bedrijven in transport en logistiek roept dit echter vragen op over de voordelen en risico's van datadeling. En dat is zeker niet gek.
Wat houdt datadeling in de logistiek in?
Datadeling in de logistiek verwijst naar het digitaal uitwisselen van relevante informatie tussen verschillende partijen in de logistieke keten, oftewel de supply chain. Dit kan gaan om informatieover orders, voorraden, transportbewegingen, levertijden, capaciteit en rapportages. Door deze informatie te delen, vindt er digitale communicatie plaats over het logistieke proces en kan er een transparanter en efficiënter logistiek procesontstaan.
Is datadeling verplicht?
Het digitaal delen van logistieke data wordt in steeds grotere mate verplicht, met name met overheidsinstaties en data over duurzaamheidsmaatregelen. Waar voorheen overheidsinstanties zoals de belastingdienst en het cbs, informatie per post, mail of registratie in een online portaal vroegen, neemt ook bij hen vraag naar grote hoeveelheden data toe. Datadeling is dan de nieuwe manier van doen.
Datadeling tussen bedrijven is niet wettelijk verplicht, maar wel steeds vaker een voorwaarde voor samenwerking. Veelal grotere bedrijven eisen op welke manier zij digitaal informatie uitwisselen met hun partners.
Met datadeling bedoelen we niet het digitaal versturen van documenten, whatsapp berichten en mail. Maar het elektronisch uitwisselen van data tussen machines en software, met zo min mogelijk tussenkomst van mensen.
Voordelen van datadeling
Verbeterde zichtbaarheid in de keten
Door data te delen, krijgen alle partners een beter inzicht in hoe de processen verlopen in de gehele supply chain. Hierdoor kun je mogelijke knelpunten vroegtijdig opmerken en beter hierop anticiperen.
Optimalisatie van processen
Middelen kunnen efficiënter gebruikt worden omdat, door data te delen, processen beter op elkaar afgestemd kunnen worden.
Kostenreductie
Operationele kosten gaan omlaag omdat er beter op elkaar afgestemd kan worden en er minder inefficiënties zijn.
Verhoogde klanttevredenheid
Correcte en real-time informatie maakt het voor alle bedrijven in een logistieke keten mogelijk om klanten beter te informeren en sneller te reageren op veranderingen.
Innovatie en groei
Door gebruik te maken van de inzichten die voortkomen uit de gedeelde data, kan je processen verbeteren en nieuwe diensten ontwikkelen.
Hoe implementeer je datadeling?
Om datadeling tussen bedrijven mogelijk te maken, worden vaak de ICT afdeling en ICT leveranciers betrokken. Om datadeling succesvol te implementeren in de organisatie zijn er aantal dingen van belang:
Maak duidelijke afspraken met de andere partij over welke data gedeeld wordt, op welke manier dit gebeurt en hoe deze gebruikt mag worden. En leg dit eventueel vast in een contract.
Investeer zelf in hard- en software die het mogelijk maakt om veilig en op veel verschillende manieren data uit te wisselen.
Creëer een cultuur van vertrouwen en samenwerking tussen alle ketenpartners. Oftewel investeer naast jullie digitale samenwerking ook in de ‘offline’ relatie.
Begin met kleine, beheersbare projecten en ga daarna pas geleidelijk uitbreiden.
Test altijd een nieuwe manier van datadelen, voordat je het in de praktijk gaat gebruiken. Zodat eventuele problemen vroegtijdig nog opgelost kunnen worden.
Evalueer ook de waarde en impact van datadeling zodat je kan bijsturen waar nodig is.
Uitdagingen en aandachtspunten
Hoewel datadeling vele voordelen biedt, brengt het ook wat uitdagingen met zich mee. Een van de belangrijkste zorgen is dataveiligheid en privacy. Het is daarom noodzakelijk om met je ICT afdeling of leverancier de beveiligingsmaatregelen te implementeren en bijvoorbeeld te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Een andere belangrijke uitdaging ligt op het gebied van standaardisatie van data. Data wordt namelijk door ieder softwaresysteem en bedrijf op een andere manier vastgelegd. Datadeling wordt daardoor complexer, omdat bij iedere nieuwe manier van datadeling er een vertaling plaats moet vinden. Zonder vertaling en goede afstemming over de betekenis van ieder dataveld, kunnen er misverstanden en fouten ontstaan.
Misschien wel de grootste uitdaging is het verkrijgen en onderhouden van vertrouwen tussen partners. Pogingen tot datadeling kunnen mislukken vanwege technische problemen of gebrek aan tijd, geld of prioriteit. Maar succesvolle datadeling is het sterkst afhankelijk van vertrouwen tussen de betrokken partijen.
