Wissel digitale informatie uit
Als je binnen je bedrijf of afdeling eenmaal de digitale vaardigheden van je medewerkers op niveau hebt, dan is de volgende stap om te kijken of de basis wel digitaal op orde is. In een bedrijf werk je samen. Je hebt altijd andere mensen om je heen nodig om informatie mee uit te wisselen. Als dat digitaal kan, is dat wel zo eenvoudig. Hier leggen we uit waarom het belangrijk is om digitale informatie uit te wisselen.
Digitale basis op orde
Wissel digitale informatie uit
Zeker als je grotere aantallen informatie moet verwerken, gaat het sneller om dit digitaal met een druk op de knop te doen. De mogelijkheden die digitaal beschikbaar zijn, zijn heel uitgebreid. Zo herken je vast dat wanneer je vanuit Excel een bestand wilt koppelen het omslachtiger is, dan wanneer je twee systemen hebt die al volledig met elkaar 'praten'. Daarbij is het natuurlijk nogal foutgevoelig als je nog handmatig orders, routeplanningen of je voorraad moet invoeren.
Beginnen met het digitaal delen van informatie
Koffie gemorst over de vrachtbrief?
Een mooi voorbeeld in de logistiek is de vrachtbrief, de CMR. De CMR is van toepassing op internationale transporten die over de weg worden uitgevoerd. De vrachtbrief is bij uitstek een papieren document dat door veel handen gaat. Vrachtbrieven gaan fysiek mee met de goederen. Op het hele traject dat de goederen doorlopen, is er een kans dat de CMR kwijt of beschadigd raakt, met alle gevolgen van dien.
Daarnaast, moet je de vrachtbrieven zeven jaar bewaren. Dat doe je waarschijnlijk in een (papieren) archief. Krijg je na afloop of na enkele jaren een vraag over de lading? Dan is het hopen dat je deze terug kunt vinden. Sommige bedrijven scannen de vrachtbrief om ze digitaal te kunnen bewaren. Echter zijn scanners niet zo dol op nietjes of verfrommelde papieren. Daarmee blijft het een ontzettend tijdrovende klus die dagelijks herhaald moet worden.
De E-CMR als oplossing
Ben je klaar met het inscannen van de vrachtbrieven? Dan is de digitale vrachtbrief, ook wel de E-CMR genoemd, de volgende stap. Hiermee vind je bij vragen eenvoudig de nodige bewijslast terug, je kunt eenvoudig controleren welke ladingen wanneer zijn geleverd en alle partijen zijn direct op de hoogte van wat er vervoerd wordt. De kans op fouten is hiermee direct gereduceerd en het scheelt veel administratief werk. Kortom: ook hier bespaar je met digitaliseren veel tijd is de kans op het maken van fouten kleiner.
"De mogelijkheden die digitaal beschikbaar zijn, zijn heel uitgebreid. Je zult begrijpen dat als je nu vanuit Excel een bestand wilt koppelen het omslachtiger is, dan wanneer je twee systemen hebt die al volledig met elkaar 'praten'."
Tips op een rij:
Begin intern met digitaal informatie delen, daar heb je grip op.
Breng je processen in kaart en bekijk hoe de informatiestromen op dit moment lopen. Is dit op papier of al (deels) digitaal?
Ga na waar het nu soms mis gaat. Wat kan er beter? En zijn hier digitale oplossingen voor?
Begin stap voor stap met digitaal informatie uitwisselen. Elke stap is een waardevolle.
Hulp nodig met deze stap?
Plan dan een afspraak in met één van onze adviseurs, dan kijken we samen hoe jij jouw medewerkers digitaal vaardig kunt maken.
